In diesem Artikel erfährst du, wie man schnell, effektiv und mit wenig Zeitaufwand einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter erstellt, wodurch die Einarbeitung für dich endlich skalierbar wird. 📈
Du lernst:
Los gehts! 🎬
“92 % der CFOs sind der Meinung, dass ein gutes Onboarding die hohen Kosten, die mit ungewollter Fluktuation verbunden sind, verringern oder beseitigen könnte.”
Das ergab eine Umfrage von Forbes Insights und SilkRoad unter 212 CFOs und Führungskräften aus dem Finanzbereich in den USA.
Dennoch geben nur 27 % an, dass ihr Unternehmen die Einarbeitung verbessert, um Mitarbeiter zu halten.
Der Transport von Informationen im “Stille Post Prinzip” ist ein mit diversen Fehlerquellen behaftetes Medium…
Kennst du Stille Post? - Ganz bestimmt aus deiner Schulzeit.
Doch was bedeutet das im Kontext Wissensvermittlung im Mittelstand?
Mitarbeiter A erklärt Mitarbeiter B etwas, dieser erklärt es den neuen Mitarbeitern C und D und diese verstehen es anders und machen es falsch…
Blöd, jetzt muss der Fehler von Mitarbeiter A wieder korrigiert werden und Mitarbeiter C und D fühlen sich schlecht.
Es steigt die Frustration bei Mitarbeiter A und er kann sich nicht um seine eigentlichen Aufgaben kümmern.
Kurzum: Das kostet bares Geld und die Nerven aller Beteiligten!
→ das passiert also vor allem neuen Mitarbeitern beim Onboarding, sie lernen es im schlimmsten Fall von Anfang an falsch, machen vermeidbare Fehler und fühlen sich ungenügend, die anfängliche Motivation sinkt.
→ Beim menschlichen Transport von Informationen durch die eigene Interpretation, Schubladendenken und fehlender Merkleistung kommt es zur Verfälschung
Das geschieht manchmal ganz bewusst, aber immer auch unbewusst. 🧠
Das möchten wir Euch anhand eines Beispiels erklären: Unser Kunde Sascha Schalk, Geschäftsführer der Cool & Smart GmbH, verkauft mit seinem Unternehmen Klimaanlagen im Premiumsegment.
Er hatte genauso mit den genannten Problemen zu kämpfen. Er nutzt Memberspot um seine Kunden auf das individuelle Beratungsgespräch vorzubereiten und gibt ihnen auch nach dem Kauf nützliche Tipps zur Nutzung und Fehlerbehebung an die Hand.
Eine Premium-Beratung seiner Kunden kostet ihn enorm viel Zeit, im Schnitt hat er 2 Stunden pro Beratungsgespräch investiert.
Er und seine Vertriebsmitarbeiter fühlten sich irgendwann wie im Kasperletheater. 🎭
Tag ein Tag aus, erklärten sie immer wieder dasselbe.
Das war für alle anstrengend und ermüdend, der Spaß vergeht, die Motivation fällt irgendwann auf den Tiefpunkt und die Beratung wird zur lästigen Pflicht.
Aus deiner Passion wird irgendwann ein Krampf, vor jedem Gespräch vergeht dir die Lust und dann weißt du nicht mal, ob der Interessent zum Kunden wird?
Dann solltest du unbedingt erfahren, wie Sascha es geschafft hat, sich und sein Team aus dieser Situation zu befreien und die Herausforderung der andauernden Wiederholung zu lösen.
Dies gilt eins zu eins auch bei Onboarding-Prozessen zur Wissensvermittlung 😊
Nun zu dir.
Dir fallen bestimmt noch viele weitere Beispiele ein, aber stell dir vor, du musst das alles nie wieder “predigen”? 🙏🏽
Wie viel Zeit und Geld würdest du dir sparen, wenn du diese Prozesse automatisieren könntest?
-> Richtig, jede Menge!
Doch das sind nicht die einzigen Vorteile, denn du schaffst es zudem dich aus der Abhängigkeit von deinen besten Mitarbeitern zu befreien. 🔓
Du hast Mitarbeiter, die wichtig, doch schon viel mehr unverzichtbar sind?
Glückwunsch! Nicht jeder Unternehmer schafft es, gute qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten! Doch was passiert, wenn so ein Mitarbeiter einmal weg ist?
Und wodurch werden Mitarbeiter unverzichtbar?
Indem sie über alleiniges Prozesswissen verfügen, da kaum andere Mitarbeiter dieses Expertenwissen benötigen. Daraus ergibt sich für sie ein großer Vorteil, sie wissen, dass sie für das Unternehmen unerlässlich sind.
Dahinter verbirgt sich meist keine böse Absicht, so ist nun mal das System. Dadurch, dass sich der Geschäftsführer indirekt in eine Monopolstellung bringt, wäre es unklug, das als Arbeitnehmer nicht zu tun.
So passiert es nicht selten, dass diese Mitarbeiter in Gehaltsverhandlungen am längeren Hebel sitzen, einfach gesagt, sie erpressen dich in der Gehaltsverhandlung und du stehst dann vor der Frage, ob du ihm gibst, was er verlangt oder ihn mit all dem geschäftskritischen Wissen ziehen lässt.
Daraus ergeben sich einige weitere Probleme, diese Mitarbeiter können nicht mal eben schnell vollumfänglich vertreten werden. Oft musst du als Geschäftsführer einspringen und dich in diese Sachverhalte tiefer einarbeiten.
Alle deine Mitarbeiter sind von heute auf morgen weg.
Was machst du dann?
Gar nicht so selten passiert es, dass ein guter Mitarbeiter sich zusammen mit seinen Kollegen selbstständig macht.
Denn was er für dich leistet auf Basis eines branchenüblichen Gehalts, kann er doch eigentlich auch selbst machen und dabei deutlich mehr Geld verdienen und sich verwirklichen.
In einem Handwerksbetrieb bspw. sind die Kunden an die Mitarbeiter gewöhnt, den Geschäftsführer kennen sie meist gar nicht.
Machen sich die Mitarbeiter nun selbstständig, nehmen sie auch noch den Kundenstamm mit.
Wie lange dauert es, bis du wieder neue Kunden akquirierst, Verträge abschließt und es schlussendlich zur Leistungserbringung kommt? 🖋️
Wie schnell bist du wieder auf Zielkurs, wenn du neue Mitarbeiter finden musst, gerade jetzt, wo Fachkräfte doch immer rarer gesät sind?
Dann musst du diese auch noch von heute auf morgen alle neu einlernen…, eine beängstigende Vorstellung.
Denn das kann gerade für kleinere Unternehmen das Aus bedeuten.
Dein Personal im Backoffice, die dafür nichts können, verlieren ihre Jobs und plötzlich steht ein florierendes Unternehmen vor dem Abgrund.
Denn die ausführenden Mitarbeiter generieren den Umsatz.
Stell dir einen Gartenbauer vor, er hat Grünflächenpfleger, die wöchentlich bei ihren Kunden sind. Es besteht eine Beziehung zwischen Kunde und Fachkraft, eine Vertrauensbasis, eine Art Verbundenheit, die der Geschäftsführer so nie aufbauen kann.
Macht sich dieser Mitarbeiter mit seinen Kollegen selbstständig, folgen ihm die Kunden mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit.
Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier, er mag keine Veränderungen und läuft etwas schon lange Zeit gut, wird der Kunde sich weigern, sich an neue Fachkräfte zu gewöhnen.
Hast du dir darüber schon mal Gedanken gemacht?
Denn so was passiert auch den besten Geschäftsführern.
Warum Videos?
Diese 3 Probleme kannst du im Keim ersticken! 🦠
Es gibt eine einfache Lösung: Erstelle interne Schulungsbereiche!
Strukturiere die Abläufe in deinem Unternehmen in Prozesse, dokumentiere diese Prozesse in Videos und schule so künftig deine Mitarbeiter.
Memberspot eignet sich zur Erstellung von Kursen jeglicher Art.
Online-Kurse lassen sich nicht nur gut verkaufen, sondern auch kinderleicht erstellen, das spart Zeit und Geld und bietet diverse Einsatzmöglichkeiten wie die Schulung von Kunden.
So hat es auch Sascha von Cool & Smart gemacht. Aber nicht, in dem er seine Mitarbeiter onboardet, sondern seine Kunden!!
Sascha hat sich an uns gewandt, er hat seine Beratungsgespräche in einen Prozess verpackt und diesen in einem Online-Kurs abgebildet.
So hat er die Zeit, die er und sein Team für Beratungsgespräche verschwendet haben, um 75 % gedrückt.
Er braucht nun nur noch durchschnittlich 30 Minuten, da sich die meisten Fragen in seinem Kurs klären. ⏰
Ein weiterer großer Vorteil: Er weiß mit sehr großer Wahrscheinlichkeit schon vor dem Verkaufsgespräch, ob ein Kunde kauft.
Sascha hat es geschafft, seine Kunden bereits vor dem Beratungsgespräch vollumfänglich zu informieren.
Er hat in seinem Kurs diverse Lektionen erstellt.
Im ersten Abschnitt, den sich Interessenten optional ansehen können, stellt er das Unternehmen vor.
Er erzählt von seiner Mission, der Firmengeschichte, nimmt die Zuschauer mit auf einen Rundgang durch das Unternehmen und lässt hinter die Kulissen blicken.
Das fördert den Trust in sein Unternehmen, die Qualität, die er verspricht und in die Produkte enorm.
Im zweiten Abschnitt, welcher als wichtig gekennzeichnet ist, beginnt die Vorbereitung auf das Beratungsgespräch.
Damit er und seine Vertriebsmitarbeiter die gleichen Dinge nicht immer wieder erklären müssen, gibt er seinen potenziellen Kunden detaillierte Informationen an die Hand.
Er zeigt, wie alles funktioniert, von der Installation der Klimaanlage bis hin zur Konfiguration der Fernbedienung.
Nach dieser Einführung geht er auf die häufigsten Einwände seiner Kunden ein und erklärt, warum das Motto billig tuts doch auch eben nicht immer billiger ist, denn wer billig kauft, kauft zweimal.🫰🏽
Neben den Anschaffungskosten für eine Klimaanlage spielen auch die Wartung und die steigenden Energiepreise eine wichtige Rolle.
Zudem werden bei günstigen Geräten oft wichtige Punkte ignoriert, wie die Qualität der Montage, die Optik, bauseitige Hintergründe und die Geräuschbelästigung.
All das räumt Sascha bereits bevor er mit dem Kunde in Kontakt tritt, aus dem Weg.
Er betreibt das Einwands-Management also vor dem Beratungsgespräch und kann seine Kunden so auch noch vorqualifizieren!
Denn mit seinen Premium-Produkten und einem erstklassigen Service sticht er die Konkurrenz im Niedrigpreissektor gekonnt aus.
Aber genau das muss er seinen Kunden veranschaulichen, damit sie verstehen, warum seine Produkte hochpreisiger sind.
Sascha stellt seinen Interessenten über 6 Stunden kostenfreies Videomaterial zur Verfügung. Er setzt sogar noch eins drauf und erklärt die häufigsten Fehler in der Bedienung und Anwendung. Dadurch müssen Techniker nicht mehr so oft raus zum Kunden fahren, die Kunden helfen sich selbst.
Dies spart nicht nur Zeit. Diese zufriedenen Kunden empfehlen Cool und Smart an ihre Freunde gerne weiter! 🤩
Sieh selbst, ob es sich für ihn gelohnt hat, schau dir unser Interview mit ihm an!
Am Beispiel von Sascha fällt auf, dass auch Verkaufsgespräche zeitintensiv sind und Ressourcen fressen, weil immer wieder das Gleiche erklärt wird.
Viele unserer Kunden wie bspw. die Lasco Heutechnik GmbH und die Ledtermann Metallbau GmbH nutzen interne Schulungsbereiche bereits erfolgreich zur Schulung ihrer Mitarbeiter und Kunden in Fachthemen und sparen damit enorm zeitliche und personelle Ressourcen.
Hinter der Lasco Academy verbirgt sich eine moderne Online-Schulungs-Plattform, auf der zu verschiedenen Fachthemen kurze Beiträge und Schulungsvideos bereitgestellt werden. Die Teilnahme an der Academy ist kostenlos.
Mit der digitalen Kundenschulung bietet die Lasco Academy Kunden, aber auch Interessenten bereits vor der Kaufentscheidung, Lieferung oder Montage die Möglichkeit, sich über die Produkte und deren Einsatzmöglichkeiten zu informieren. Das Angebot wird permanent ausgebaut.
Auf der Website kannst du dir auch ein kurzes Video ansehen, indem erklärt wird, wie die Lasco GmbH ihre Academy nutzt und über welche Fachthemen sie sprechen.
Die Ledtermann Metallbau GmbH erklärt in ihrem Schulungsbereich für Mitarbeiter alles über das Unternehmen und die Werkshalle.
Dabei erstellen sie ganz kurze Videos im Selfiemodus.📱
Auch die Arbeit im CRM und den kompletten Ablauf eines Auftrags, also von der Anfrage bis zur Abnahme wurde in einen Prozess gegossen.
Dazu gibt es auch ein interessantes Interview mit Andreas Ledtermann, dem Geschäftsführer der GmbH.
Mitarbeiter und Kunden ressourcenschonend schulen?
Das kannst du auch!
Unser Kunde, die Energiekonzepte Deutschland GmbH, konnte dank Memberspot in nur 9 Monaten 560 neue Vertriebsmitarbeiter gewinnen, über 1500 Mitarbeiter schulen und dadurch über 36.000 Stunden sparen.
Energiekonzepte Deutschland verstehen sich als Berater für zukunftsweisende Energielösungen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der persönlichen Beratung vor Ort anstelle einer einseitigen Beratung vom Büro aus.
Das Ziel ist ein individualisiertes Konzept, welches den Präferenzen und Vorstellungen der Kunden zu 100 % entspricht.
Klingt unrealistisch?
Ist aber so!
Sieh dir dazu gerne das Interview mit Christopher, dem Vertriebsleiter von Energiekonzepte Deutschland, an. Er spricht aus Kundensicht über Memberspot und die Erfolge, die er und sein Team durch die Verwendung erzielen. Diese sind mehr als beeindruckend.
Spare auch du Zeit und Geld bei der Schulung von Mitarbeitern und Kunden und dem Onboarding von neuem Personal!
Jetzt denkst du bestimmt darüber nach, wie du Mitarbeiter- und Kundenschulungen richtig abbilden kannst.
Mit Memberspot ist das kinderleicht! 👶🏽
Du nimmst ein Video auf bzw. deine Mitarbeiter, die ja bereits Experten auf ihrem Gebiet sind und erklärst genau das, was du deinen neuen Mitarbeitern auch persönlich erklären würdest.
Das packst Du einfach in unterschiedliche Kurse oder Kapitel eines Kurses.
Was jetzt passiert?
Du hast ganz einfach dein Onboarding automatisiert!
Kommt ein neuer Mitarbeiter, gibst Du ihm einen Zugang zum Kurs, dieser kann nun selbstständig die unterschiedlichen, für ihn relevanten Lektionen absolvieren.
Deine restlichen Mitarbeiter können währenddessen wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen.
Zudem bist du nicht mehr abhängig von systemrelevanten Mitarbeitern, da du einen Großteil deiner Prozesse automatisiert hast. 🏭
→ Geschäftskritisches Wissen kann so bei Mitarbeiterwechseln nicht mehr verloren gehen, zudem wird Wissen nicht falsch vermittelt und die Merkfähigkeit steigt deutlich an.
Löse so das Stille Post Prinzip auf und bewahre die Qualität!
Wenn der neue Mitarbeiter nun doch etwas vergessen hat?
→ Dann sieht er sich die betreffende Lektion einfach noch mal an!
Ein Bonus: Der neue Mitarbeiter hat ein gutes Gefühl, denn er hält keinen Kollegen auf, kann seine Aufgaben selbstständig bearbeiten und holt sich höchstens Feedback zu den erledigten Aufgaben ab.
Die einzelnen Onboarding-Lektionen oder Kurse können zudem durch Tests vertieft werden, neue Prozesse können ergänzt und alte Prozesse überarbeitet werden und das jederzeit und ortsunabhängig. 🌍
Gibt es den ein oder anderen Prozess, der vollumfänglich vom Mitarbeiter verstanden werden muss, kann man bei Memberspot einstellen, dass Videoeinheiten komplett angesehen werden müssen, bevor es mit der nächsten Lektion weitergeht.
#1 Tipp:
Filme die Einarbeitung neuer Kollegen!
Ob über Zoom, per Bildschirmaufnahme oder vor Ort mit der Smartphone-Kamera.
So entsteht dein Onboarding Video ohne Mehrarbeit ganz nebenbei.
→ Du erklärst deinem Azubi, wie er die Kaffeemaschine im Pausenraum richtig reinigt, dieser soll es den anderen Azubis erklären.
Erklärt er es falsch oder ungenügend, könnte der Vollautomat leicht kaputt gehen.
Filme doch einfach, wie du es deinem Azubi erklärst und die anderen Azubis können sich das Video eigenverantwortlich ansehen. Wenn du nun in einem Rutsch auch gleich die häufigen Fehlerquellen mit erwähnst, dann brauchst du dich nie wieder um das Thema Kaffeemaschine kümmern.
Genau das machst du jedoch für die kleinen Dinge, die du immer erklärst.
#2 Tipp:
Definiere deine Prozesse, etabliere Fließbänder zur Einarbeitung im Unternehmen.
#3 Tipp:
Nutze das Pareto-Prinzip: Konzentriere die zu Beginn auf die wichtigsten Prozesse im Unternehmen, die relevantesten 20 %, sie liefern 80 % der Ergebnisse.
→ Stelle die Kernaufgaben des Vertriebs oder Marketing dar oder konzentriere dich auf die zeitfressenden Hilfsprozesse, die man easy an andere Mitarbeiter delegieren kann, wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung oder Ablage.
Sorge zudem dafür, dass die Spezialisten deines Unternehmens ihr Fachwissen da lassen, weise sie an, ihr Wissen zu dokumentieren, so bist und bleibst du unabhängig von wichtigen Mitarbeitern
Prozesse sind ein Selbstzweck für Qualität. ✨
Es ist aber sehr wichtig, wie die Prozesse vermittelt werden, denn das wirkt sich auf die Lernerfahrung aus!
Gerade beim Onboarding spielt das eine wichtige Rolle, da der Mitarbeiter das Unternehmen und die Produkte üblicherweise noch nicht gut kennt.
→ Nutze Videos, um dein Wissen besser zu vermitteln!
Bleiben wir kurz bei dem Thema Prozesse bzw. Prozessmodellierung:
Jeder Prozess hat Auslöser, Aktion, Rolle und Ergebnis.
Wenn man erklärungsbedürftige Produkte oder Aufgaben Mitarbeitern oder Kunden näher bringen möchte, wie lässt sich das dann zeitgemäß erklären, sodass sich damit gut arbeiten lässt?
Indem man dieses Wissen in kleine, kompakte Lerneinheiten verpackt, dafür sind Videos das sinnvollste Medium.
Die meisten Unternehmen, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, dokumentieren nur selten Geschäftsprozesse im Detail.
Das ist in Anbetracht der vielen Aufgaben, die jeden Tag anfallen, natürlich verständlich.
Für die Dokumentation der Prozesse bleibt einfach keine Zeit.
Für die meisten Mitarbeiter endet der Arbeitstag im Schnitt nach acht Stunden, in dieser Zeit muss Umsatz erwirtschaftet werden. 💰
Vielen ist gar nicht bewusst, wie viele Vorteile dokumentierte Prozesse langfristig bieten.
Du bist Unternehmer und hast noch kein System, um neue Mitarbeiter auszubilden und das Onboarding für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten?
Du hast keine klar definierten Betriebsabläufe und arbeitest nicht nur ständig im, sondern auch am Unternehmen?
Dann solltest du unbedingt weiterlesen. 📚
In Konzernen ist die detaillierte Dokumentation von Prozessen längst etabliert.
Aber auch für KMU ergeben sich dadurch viele Vorteile. Denn kleine und mittelständische Unternehmen sind oft sehr abhängig von ihren Geschäftsführern.
Kannst du als Unternehmer bspw. mal eben spontan drei Wochen in den Urlaub fahren?
Kriegen deine Kollegen die 21 Tage ohne dich gebacken, oder bist du zu wichtig für den alltäglichen Betrieb deines Unternehmens? 🏝️
Vermutlich bist du im Arbeitsalltag für deine Kollegen zu relevant, um einfach spontan die Fliege zu machen, das liegt am fehlenden Management von Prozessen und einem ineffizienten Transfer von Wissen.
Du willst deinen Urlaub mal wieder voll genießen oder ein bisschen Wandern gehen, Zeit mit deinen Liebsten verbringen und dir keine Gedanken über dein Unternehmen machen?
Das sollst und musst du auch, denn du trägst die Verantwortung für deine Kollegen und den erfolgreichen Betrieb deines Unternehmens, dafür brauchst du deine Kraft, die ist aber nicht unerschöpflich. 💪🏽
Wir haben dir 3 Tipps an die Hand gegeben, aber vermutlich stellst du dir noch immer die Frage, wie du anfängst, wie du deine Prozesse am besten darstellst.
Es macht Sinn, zunächst das Onboarding als Prozess abzubilden.
Nutze den frischen Blick deiner neuen Mitarbeiter. Was für sie unklar ist, ist oft auch für die nächsten neuen Mitarbeiter unverständlich.
So lässt sich Schritt für Schritt jeder Prozess darstellen.
Hole dir regelmäßig Feedback von deinen neuen Mitarbeitern ein. Feedback hilft wichtige Sachverhalte, die dir selbstverständlich erscheinen, zu identifizieren und für andere verständlich zu machen.
Doch Prozesse sind nicht nur für das Unternehmen sinnvoll, sondern auch für die anhaltende Motivation der neuen Mitarbeiter.
Die Mitarbeiterbindung kann durch gutes Onboarding um 82 % gesteigert werden und die Produktivität im Schnitt um 70 %.
Allerdings sagen 88 % aller Mitarbeiter, dass Ihr Unternehmen keinen guten Job in der Einarbeitung geleistet hat, das fand das Glassdoor Studio in ihrer Recruiting Statistik heraus.
Onboarding-Prozesse können bei der Einarbeitung helfen und mehr als einen ersten Überblick über die Tätigkeit des Unternehmens liefern und das schon ab dem ersten Arbeitstag.
Die Optimierung und Darstellung von bestehenden Prozessen birgt so viele verschiedene Vorteile, dass der Aufwand zur Erstellung von einem Onboarding-Prozess im Vergleich zu dem Mehrwert plötzlich recht gering erscheint.
Spiele nicht länger den Erklärbär, lass das Memberspot für dich übernehmen! 🐻
Eine angemessene Lernumgebung schaffen, den Austausch unter den eigenen Mitarbeitern fördern und das alles DSGVO-Konform?
Das neue individuelle Intranet für deine Belegschaft. - Bald bei Memberspot!
Hast du Fragen? 🙋🏽
Dann mach einen Beratungstermin aus oder teste Memberspot unverbindlich.
Dein Memberspot-Team!
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