Während klassische Onboarding-Maßnahmen über Face-to-Face-Kommunikation laufen, wird dieser bewährte Prozess gerade in seinen Grundfesten erschüttert: Kontakt-Beschränkungen, Home-Office-Auflagen und der Wunsch nach mehr Remote Work bei Angestellten führen dazu, dass das “an Bord holen” von neuen Mitarbeiter:innen zunehmend digitalisiert wird.
Wie du neue Mitarbeiter:innen auch remote schnell, effektiv und umfassend einarbeitest, welche Tools dir helfen und warum digitales Onboarding letztendlich Zeit spart, erfährst du in diesem Artikel.
Das Ziel des Onboardings - ob klassisch oder digital - ist die Einführung neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen, die fachliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich, sowie die Integration ins Team. Ein von Anfang an durchdachter und strukturierter Prozess hilft dir, um Zeit zu sparen und keine wichtigen Punkte zu vergessen - besonders wenn mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig eingearbeitet werden müssen.
Der klassische Onboarding-Prozess ‚vor Ort‘ gliedert sich in drei Phasen (Pre-Boarding, Startphase, Einarbeitungsphase). In dieser Zeit lernen neue Kolleg:innen das Team, den Chef, den Geschäftsführer, den Standort sowie die Unternehmenskultur, Mitarbeiterrollen und Regeln kennen. Sie werden außerdem an ihrem Arbeitsplatz empfangen, von einem Mentor angelernt und halten ihre ersten Meetings, Feedbackgespräche, Trainings oder Schulungen ab.
Das digitale Onboarding findet online und ganz ohne Offline-Maßnahmen statt. Gleich bleiben die drei Phasen des Onboardings (Pre-Boarding, Startphase und Integration) und deren Ziele. Was im digitalen Onboarding natürlich komplett wegfällt, ist der unmittelbare persönliche Kontakt im Unternehmen. Das ist kein unerheblicher Faktor für die Integration neuer Mitarbeiter:innen. Im Laufe des Artikels gehen wir deshalb der Frage nach, wie Personaler und Vorgesetzte den fehlenden persönlichen Kontakt online ersetzen können.
Onboarding goes digital. Selbst nach dem Wegfall von Kontakt-Beschränkungen und Home-Office-Verordnungen aufgrund der Corona-Pandemie werden in Zukunft immer mehr Mitarbeiter:innen im Home-Office eingearbeitet werden.
Du wirst sehen, dass virtuelles Onboarding (oder zumindest ein Mix aus On- und Offline-Maßnahmen) der zukünftige Weg ist - auch nach Corona. Ob Pandemie, der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeiten oder Fachkräftemangel und das Anlernen von Personal auf der ganzen Welt - ein Zurück in alte Muster wird es sicher nicht mehr geben. Experten sagen voraus, dass der Wandel der Arbeitswelt sogar noch tiefgreifender sein wird. Sie erwarten einen zunehmend globalen Arbeitsmarkt, der ohne Migration auskommt.
Umso wichtiger ist es für Unternehmen, den digitalen Wandel auch in HR-Prozessen umzusetzen, um passendes Personal zu rekrutieren und zu halten. Laut der Haufe Onboarding Studie haben 2018 nur 6 % der befragten Unternehmen auf digitale Tools im Onboarding-Prozess zurückgegriffen. Im Jahr 2020 waren es bereits 23 %. Damit hat sich die Nutzung in nur 2 Jahren fast vervierfacht. Unternehmen haben erkannt, dass strukturiertes digitales Onboarding durch geregelte und übersichtliche Prozesse viel Zeit und Geld spart.
Der erste Eindruck zählt ganz gleich, ob persönlich oder virtuell. Doch Mitarbeiter:innen digital in ein Unternehmen einzuführen, erfordert ein Umdenken. Du solltest überlegen, welche Punkte des klassischen Onboarding-Prozesses du vorab standardisieren kannst, um neues Personal schnell und effizient in den Arbeitsalltag und das Team zu integrieren.
Natürlich kannst du Links schicken und versuchen in langen Video-Calls Mitarbeiter:innen jedes Mal neu einzuarbeiten. Doch das ist auf lange Sicht nicht nur zeitaufwendig (das müsstest du dann bei jedem neuen Mitarbeiter machen!), sondern beim Onboarding von mehreren Mitarbeiter:innen schlichtweg kaum machbar.
Die Lösung: Standardisierte Prozesse für digitales Onboarding in Kombination mit Online-Meetings, Teamevents, digitalem “Kaffeeplausch” und Online-Schulungen.
Wir haben dir gezeigt, dass der digitale Wandel in Unternehmen nicht nur bei der Personalsuche, sondern zunehmend im Onboarding stattfindet. Wenn du jetzt nur an die neuen Dokumente, Prozesse, Tools und Medien denkst und dabei in Panik verfällst, dann atme erst einmal tief durch, denn digitales Onboarding im Home-Office bedeutet auch viel Potenzial für dich und dein Unternehmen.
Wenn neue Mitarbeiter:innen in dein Unternehmen kommen, werden viele Informationen und ungeschriebene Gesetze des Zusammenarbeitens und der Arbeitskultur bei Gesprächen von Schreibtisch zu Schreibtisch, in der Mittagspause oder beim Kaffeeplausch ausgetauscht. Dieser Teil entfällt leider, wenn die Angestellten aus dem Home-Office arbeiten.
Für digitales Onboarding brauchst du digitale Tools. Tools helfen dir digitale Onboarding-Maßnahmen zu standardisieren und die Anlernphase und die Kommunikation trotz Home-Office effizient und einfach zu gestalten. Hier geben wir dir Tipps zu Online-Onboarding-Tools:
Das richtige Onboarding wird optimalerweise bereits durch ein gutes Pre-Boarding unterstützt, das direkt nach Vertragsunterschrift erfolgt. Folgende Möglichkeiten hast du, um eine erfolgreiche digitale Willkommenskultur zu etablieren:
Bereite deinen neuen Mitarbeiter:innen eine erste Onboarding-Woche im Home-Office, die sie nicht vergessen werden.
Digitale Teamevents: In den ersten 6 bis 12 Monaten sollte mindestens ein größeres Team-Event stattfinden, welches du auch digital kreativ veranstalten kannst.